Протоколы совещаний и заседаний совета директоров
- Сложно собрать совет директоров в одном месте в одно время?
- Затягивается принятие решений по пунктам повестки дня?
- Нет единого реестра заседаний совета директоров?
Решение "NauDoc: совет директоров" позволит упростить и автоматизировать процесс голосования.
Решаемые задачи:
- - автоматическое присвоение порядкового номера и ведение журнала протоколов
- - процедуры заочного голосования по каждому пункту повестки дня с упрощенным интерфейсом
- - контроль кворума и определение результатов голосования
- - рабочее место секретаря собрания
- - формирования печатной версии итогового протокола
Готовая конфигурация не требует внедрения и готова к эксплуатации сразу после установки. Система позволяет фиксировать все вопросы повестки дня и быстро принимать решения даже в условиях, когда нет возможности собрать всех членов совета директоров в одном месте в одно время.
Проведение собрания совета директоров, или совещания
В системе протоколы оформляет секретарь собрания, членам собрания можно вообще не пользоваться системой. Достаточно иметь в ней учетную запись и знать логин/пароль.
1. Секретарь собрания регистрирует новый протокол заседания
Заполняет повестку дня и вопросы для голосования
Форма протокола автоматически формируется по заданному шаблону. Список участников собрания может формироваться автоматически по заданному шаблону, либо корректироваться вручную при необходимости.
2. Направляем сформированный системой протокол собрания на голосования участникам
Если все участники присутствуют на собрании, секретарь может сразу зафиксировать результаты голосования. Если часть участников отсутствует, они могут проголосовать заочно.
При заочном голосовании каждому участнику по вопросам повестки дня приходит электронное письмо
Достаточно с любого устройства ознакомиться с вопросом в письме, кликнуть на одну из кнопок:
- За
- Против
- Воздержался
Ввести свой логин и пароль. Голос будет зафиксирован в NauDoc!
Ход голосования участников по всем вопросам отображается в системе
3. После того как все участники голосования проголосовали по пунктам повестки дня секретарю собрания направляется оповещение о необходимости зафиксировать результаты голосования.
Секретарь собрания проверяет результаты голосования и оформляет решение по протоколу по сформированному системой шаблону на основании результатов голосования.
4. Итоговый протокол автоматически направляется для ознакомления всем участникам голосования по электронной почте.
Руководителям не требуется изучать интерфейс системы, все действия выполняет секретарь собрания. Участникам, отсутствовавшим на собрании требуется только проголосовать через любую почтовую программу.
Таким образом, член совета директором может голосовать по повесткам дня с мобильного телефона вообще не используя интерфейс системы голосования.